Démocratiser la prise de décision en entreprise

💡 Dans cet article, on vous parle du partage du pouvoir via des processus de prise de décision démocratique.

Chez makesense tous les collaborateurs (ou presque) peuvent prendre n’importe quelle décision. Vous y croyez ? On vous explique comment ça marche !

🕐 Temps de lecture : 5 min

Comment prendre des décisions sans chef.fe ?


Sommaire

1/ Les processus de prise de décision démocratique

1.1 La sollicitation d’avis

1.2 La gestion par consentement

2/ Quelques éclairages…

3/ Ce qui nous a le plus surpris


1. Les processus de prise de décision démocratique

makesense est une organisation décentralisée, le pouvoir est réparti entre tous les membres de l’association. Qui dit pouvoir, dit prise de décision : tous les collaborateurs sont libres de prendre toutes les décisions qui leur semblent pertinentes pour l’activité de l’organisation.

Exemple : il n’est pas nécessaire d’être référent RH pour prendre une décision sur un sujet RH.

1 condition : respecter les processus de prise de décision mis en place qui permettent d’assurer le bon fonctionnement du modèle de gouvernance décentralisée.

Il existe 2 processus de prise de décision : la sollicitation d’avis et la gestion par consentement.

🎯 L’objectif de ces pratiques est d’engager et responsabiliser les collaborateurs via :

👉  Le partage du pouvoir

👉 La transparence des processus pour aligner le collectif et réduire les incompréhensions / frustrations

👉  La contribution aux décisions stratégiques

1️⃣ La sollicitation d’avis

”La sollicitation d’avis est un processus de prise de décision dans lequel toute personne est habilitée à prendre n’importe quelle décision dans son périmètre, mais doit solliciter l’avis de ceux qui sont concernés et les spécialistes du sujet.” Frédéric Laloux, Reinventing Organizations.

Lorsque Sophia (salariée fictive makesense) veut prendre une décision qui impacte son équipe ou makesense, elle lance une sollicitation d’avis. Elle réunit les personnes qui vont être impactées par cette décision et les experts du sujet.

Exemple : Sophia veut recruter une nouvelle personne dans son équipe, elle réunit son équipe et le cercle RH pour exposer son idée et avoir leurs avis à ce sujet.

Les avis recueillis sont uniquement consultatifs, Sophia est la seule décisionnaire. **Après avoir reçu leurs avis, Sophia prend la décision qui lui paraît la plus adaptée et porte la responsabilité de sa décision. NB : Chez makesense, dans 90% des cas, le processus de prise de décision à utiliser est celui de la sollicitation d’avis.

2️⃣ La gestion par consentement

“La gestion par consentement est un processus de prise de décision, issu de la sociocratie, qui permet de s’assurer que personne n’est en désaccord avec la décision.” Epigo

Lorsque la décision impacte la vie de tous les collaborateurs de l’organisation (rémunération, réorganisation des équipes, nouvelles valeurs…), Sophia devra utiliser le processus de gestion par consentement.

Les étapes classiques du processus de gestion par consentement : Idéales pour les organisations de moins de 15 salariés – en présentiel

  1. Proposition : Sophia émet sa proposition
  2. Tour de clarification : les collaborateurs posent les questions nécessaires à la bonne compréhension de la proposition
  3. Tour des ressentis : les collaborateurs expriment ce que la proposition leur fait ressentir
  4. Les bonifications : les collaborateurs proposent des bonifications à la proposition de Sophia (recommandations pour améliorer la proposition)
  5. Les objections : les collaborateurs peuvent objecter la proposition tout en proposant une alternative – la décision est actée quand il n’y a plus d’objection émise.

Les étapes du processus de gestion par consentement chez makesense (120 collaborateurs) : Idéales pour les organisations de plus de 15 salariés – format hybride

  1. Réflexion : création d’un groupe de travail pour co-construire une proposition
  2. Proposition : Sophia et son groupe de travail présentent la proposition à l’ensemble des équipes – chez makesense, cette étape s’effectue en visio pour faciliter la participation de tous les collaborateurs
  3. Vote : Suite à la présentation, les collaborateurs reçoivent un questionnaire de vote pour faire part de leurs ressentis, bonifications et objections – chez makesense, les collaborateurs ont en moyenne 2 semaines pour répondre au questionnaire
  4. Tour d’objection et bonification : → Si il n’y a pas d’objection, la proposition est validée – la 1ère étape de réflexion en groupe est essentielle pour lever les potentielles objections futures → Si il y a une ou plusieurs objections : itération du processus jusqu’à avoir une proposition qui ne soulève pas d’objection.

NB : cette méthode consiste en la recherche d’absence de désaccord (consentement) plutôt que celle de l’unanimité (consensus). Chez makesense, le consensus n’est pas recherché. Selon Anatole, chargé de projets RH, que nous avons rencontré, “le consensus pousse à l’immobilisme”.


Pour fluidifier le processus de gestion par consentement, il est utile de définir le périmètre de types d’objections pertinentes pour une organisation. 

2. Quelques éclairages…

Mais alors, n’est-il pas risqué de confier du pouvoir à toutes les personnes de l’organisation ?

Pour prévenir une décision qui risquerait de mettre en danger makesense, l’organisation s’est munie d’un organe qui joue le rôle de “garde-fou” : la Water Line. Il s’agit du seul organe décisionnaire chez makesense (les autres organes sont consultatifs).

Il est composé de 4 salariés et 1 bénévole qui sont élus par le biais d’une élection sans candidat – aucun collaborateur ne candidate, tous sont éligibles.

Tous les collaborateurs peuvent-ils réellement être décisionnaires ? La réponse est non. Chez makesense, le périmètre de décisions dépend de l’ancienneté du collaborateur : → Pendant les 6 premiers mois après ton recrutement, tu peux prendre des décisions sur ton équipe / ton projet; → Entre 6 et 12 mois d’ancienneté, tu peux prendre des décisions qui impactent plusieurs équipes / tout makesense; → 12 mois d’ancienneté, tu peux prendre des décisions sur ton évolution propre; → Etre éligible à la Water Line : être chez makesense depuis 1 an, se projeter sur les 2 prochaines années (élection sans candidat tous les 2 ans). Ce modèle de gouvernance et de prise de décision fonctionnent-t-ils vraiment ?

Ce modèle de gouvernance existe depuis la création de makesense, soit depuis 2011. Il n’a pratiquement pas été modifié.

Sa grande force est sa cohérence avec le modèle d’organisation décentralisé de makesense. Néanmoins, une organisation n’a pas nécessairement besoin d’avoir un modèle décentralisé pour mettre en place des processus de prise de décision démocratique. Tout le monde peut essayer !

😯 Ce qui nous a le plus surpris : Quand Coralie et Anatole de makesense nous ont parlé de ces processus, on s’est dit que ça devait prendre un temps fou pour prendre une décision ! D’autant plus que l’organisation est composée de 120 collaborateurs.

En réalité, le cadre et les process permettent de fluidifier la prise de décision en la rendant rapide & efficace. Exemple : les réunions pour décider des augmentations salariales (gestion par consentement) n’ont jamais dépassé 2h.

makesense a complètement processé ces prises de décision pour ne pas laisser place à l’incompréhension. Il y a par exemple un espace en ligne dédié aux SDA (sollicitations d’avis). Toutes les demandes y sont recensées et visibles par toutes et tous. Elles sont examinées une par une lors de réunions régulières. Il y a également une personne responsable de la gestion/suivi des SDA.


Merci d’avoir lu cet article ❣️

Vincent et Clémentine, L’Odyssée Managériale 2024.

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