👉 – Les personnes rencontrées
👉 – Introduction
Durant notre passage à Tel Aviv, nous avons eu la chance de pouvoir visiter les locaux de monday.com. C’est Zacharie Lahmi qui a pris le temps de nous faire visiter les 15 étages de la tour monday.com et de nous expliquer avec précision comment leur logiciel fonctionne. (Voir réel sur Instagram @odyssee.manageriale et photos plus bas dans l’article).
Nous avons aussi eu la chance de pouvoir interviewer quelques jours plus tard Anton Driz, responsable de l’Emergency Response Team (ERT) (=équipe de réponse face à l’urgence) de monday.com .
Et quelle rencontre ! Nous avons pu nous rendre compte à quel point son équipe apportait une solution concrète en termes de gestion de crises. En fait, la plateforme de monday.com va, gratuitement, être mise au service d’ONG et organisations qui sont sur le terrain et qui interviennent lorsqu’une crise majeure vient d’avoir lieu (séisme, tsunami, guerre…)
👉 –Mais avant de vous en dire plus, une petite mise en contexte : qu’est ce que la plateforme Work OS de monday.com ?
monday.com est une plateforme de gestion de projet et de collaboration qui permet aux équipes de travailler ensemble plus efficacement. Elle est conçue autour d’un tableau de bord interactif et visuel qui permet de suivre l’avancement des projets en temps réel.
Le logiciel offre une grande flexibilité en termes de personnalisation et d’adaptation aux besoins spécifiques de chaque entreprise et de chaque équipe. Il offre une variété de modèles de tableaux prédéfinis pour des tâches courantes telles que le suivi des ventes, la gestion des ressources humaines, etc.
Chaque tableau se compose de colonnes qui représentent différentes informations et tâches. Les colonnes peuvent être personnalisées pour inclure des données telles que des dates, des délais, des budgets, des membres de l’équipe, des fichiers, des commentaires… Les membres de l’équipe peuvent collaborer sur les tâches en ajoutant des commentaires, des mises à jour de statut, des fichiers, etc.
monday.com dispose également d’une fonction de planification de projet qui permet de suivre les échéances importantes. Les membres de l’équipe peuvent voir quelles tâches doivent être effectuées et quand, et qui est responsable de chaque tâche.
Dans le cas de l’emergency response team (ERT), l’équipe d’Anton, les ONG se servent des tableaux de bord, formulaires et outils de visualisation en temps réel pour les cas d’utilisation suivants :
- Collecte, évaluation et analyse des données
- Gestion des ressources et des capacités
- Collaboration et rationalisation des équipes
- Rapports automatisés internes et externes
–Les tableaux de bord permettent un suivi en temps réel : exemples ci-dessous
-Les formulaires sont des pages Web qui comportent divers champs de saisie pour collecter des données.
-Des automatisations de processus, sans avoir besoin de coder. Il suffit de programmer des ordres avec des formulations comme « Quand … est …., alors …. ». Par exemple, il est possible d’ordonner que lorsqu’une case du tableau passe en vert, une ligne du tableau soit supprimée. Pour cela il faudrait entrer la formulation suivante « Quand le statut d’avancement est en vert, alors retirer la ligne du tableau ».
Voici un autre exemple ci-dessous, issu de la plateforme :
👉 –Qu’est-ce que la “emergency response team”(ERT) de monday.com ?
“Nous aidons les organisations humanitaires qui répondent aux catastrophes à faire de leur mieux.”
équipe ert de monday.com
L’ERT de monday.com soutient les organisations d’aide (ONG ou organisations gouvernementales) qui interviennent en cas de catastrophe et leur permet d’augmenter leur impact lors de leur réponse aux catastrophes. L’ERT fournit un soutien et des outils complets de transformation numérique pour permettre à l’organisation de mieux s’organiser pendant la phase de catastrophe, de préparation et de récupération. Les organisations peuvent donc bénéficier de la plateforme de monday.com gratuitement mais aussi de conseils d’experts sur le processus de numérisation. L’ERT accompagne l’organisation jusqu’à ce que l’équipe opérationnelle soit totalement autonome. En effet, ils établissent conjointement le protocole d’urgence nécessaire, puis il faut trouver les outils numériques pertinents, développer des solutions et former l’équipe sur place en temps réel. L’équipe est basée en Israël et se rend fréquemment dans les zones exposées aux catastrophes dans le monde entier.
La digitalisation et les outils que fournissent l’équipe de monday.com permet donc aux ONG de satisfaire bien plus de demandes d’aide et donc d’accroître leur impact.
Il est intéressant de savoir que les fondateurs de monday.com ont eu par le passé une formation militaire. Ils ont donc une sensibilité particulière aux situations d’urgence et c’est pourquoi ils ont eu le souhait de mettre à profit leur entreprise pour aider à résoudre des crises. Ils définissent la mission de l’équipe comme suit : “Nous aidons les organisations humanitaires qui répondent aux catastrophes à faire de leur mieux.”
👉 –Comment cela se passe-t-il dans la pratique? Méthodes, exemples, statistiques
Anton Driz, membre de cette équipe (Emergency Response Team), nous en dit plus…
Méthode
Pour mieux comprendre la méthode d’action de l’équipe d’urgence, Anton nous raconte le cas de l’intervention menée à la suite des tremblements de terre en Turquie, survenus en février 2023.
L’équipe d’urgence est arrivée sur le lieu de l’épicentre, à Gaziantep, moins de 3 jours après les tremblements. Se rendre rapidement sur le terrain est véritablement au cœur du travail de l’équipe : ils se rendent toujours sur place rapidement pour tenter, dans un premier temps, de comprendre les challenges digitaux et les problèmes engendrés par une absence de technologie qui nuisent à la réactivité des organismes locaux. Les membres de l’ERT vont donc, en tant qu’experts informatiques, aller à la rencontre des organisations sur place pour les aider à améliorer leur façon de faire d’un point de vue digital et organisationnel.
En Turquie, l’ERT a notamment choisi de devenir partenaire d’une Organisation Non Gouvernementale (ONG) qui apporte des biens de première nécessité pour les populations touchées (nourriture, produits d’hygiène…). Son but était de collecter des vivres, de les stocker, puis les livrer aux populations dans le besoin.
Voilà comment cela se déroulait avant la mise en place du logiciel : les personnes nécessitant de l’aide appelaient le centre d’appel de l’ONG pour effectuer des demandes. Seulement, il y avait un gros problème de temps de traitement des demandes. En effet, la coordination des activités était très lente sans plateforme digitale car beaucoup d’étapes sont nécessaires : faire l’inventaire des marchandises collectées, recenser les demandes d’aide, transférer ces informations à la partie logistique, qui doivent eux-mêmes transférer les informations au livreur final. Toute cette chaîne de transfert d’information fonctionnait avec des mails et des excels très rudimentaires. Elle était censée être complétée en 48h pour satisfaire à temps les demandes des populations locales, mais ils n’y arrivaient pas. De plus, il était très compliqué de rendre l’initiative plus grande, d’intégrer plus de volontaires et de réussir à assumer les demandes. Le champ d’action de l’organisme était limité…
Mais grâce à l’aide de l’ERT et à la plateforme digitale de monday.com, l’information a pu circuler beaucoup plus rapidement et facilement d’un bout à l’autre de la chaîne ! À peine 48h après l’installation de l’outil de monday, l’ONG a réussi à satisfaire 2000 demandes ! Une vraie réussite.
Statistiques et exemples
Durant l’entretien, nous apprenons que l’ERT est très active, puisqu’elle est intervenue l’année dernière dans plus de 11 pays ! Nous apprenons également que 20 000 ONG ont pu bénéficier de l’aide de monday.com, de la part de l’ERT et d’une autre équipe nommée “monday for nonprofits” (qui se concentre sur l’apport de solutions digitales à prix très réduit pour les organismes humanitaires)!
On se rend ainsi compte de l’impact que peut avoir monday.com sur la question de la gestion de la crise.
L’avantage du logiciel, nous dit Anton, est qu’il est très intuitif et ne nécessite pas de compétences spécifiques, la preuve, 70% des clients de monday.com sont des entreprises qui ne sont pas du secteur de la tech. De plus, d’après les estimations des bénéficiaires de l’ERT, la plateforme leur permet de passer en moyenne 30 à 50% de temps en moins sur les tâches opérationnelles : il fait donc gagner du temps et de l’argent aux organismes, et permet d’être plus réactif pendant les crises.
Parmi leurs autres actions récentes, on peut citer :
– Aider les organisations à but non lucratif telles que la Croix-Rouge en Argentine et aux Philippines à gérer et à coordonner les opérations de réponse aux catastrophes.
-Permettre au centre d’opérations d’urgence du gouvernement ougandais de passer au numérique et d’échanger des informations en temps réel.
– Soutenir des organisations d’aide comme Cadena à la suite des ouragans au Mexique, à Porto Rico et en Floride.
– Travailler avec des organisations d’aide aux réfugiés en Ukraine, en Pologne, en Moldavie, aux États-Unis, au Mexique, en Colombie et dans d’autres pays.
Pour en savoir plus, retrouvez leurs projets ici.
👉 –Retour sur la visite des locaux de monday.com : bien-être et productivité au travail
Par ailleurs, nous avons eu la chance de visiter les locaux de monday.com à Tel Aviv. Ceux-ci sont très impressionnants et attrayants !
Tout est en open space, mais avec des places attitrées, et seuls les fondateurs changent d’étages régulièrement afin d’interagir avec le plus de salariés possible.
Chaque étage dispose d’une salle de détente avec un thème différent (salle de musique, salle d’écoute audio avec des enceintes de grande qualité, et même une salle d’arcade !). Il y a tout pour vivre : de grandes cuisines avec de la nourriture et des boissons en libre accès, une crèche pour les enfants malades, et bien sûr de grands open-spaces et des salles de réunions ou des bulles pour travailler seul ou à 2.
Si cela est un facteur d’attractivité pour les salariés, Zacharie nous confie que c’est également un outil redoutable pour optimiser la performance des salariés : puisqu’ils disposent de tout sur place, ils ont envie d’être tout le temps au bureau, et disposent de plus de temps pour travailler.
Pour en savoir plus, nous vous invitons à regarder notre réel sur le sujet sur Instagram…
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On espère que cet article vous aura plu! Merci et à bientôt !
lodysseemanageriale
Élodie & Dimitri
odysseemanageriale.com 